Кейс: как организовать работу в Трелло
Из серии «Как я вышел из бизнеса»
Трелло — система управления проектами по методу японских канбан-досок. Один из моих любимых рабочих инструментов. В компании мы использовали Трелло с самого начала.
В Трелло мы создавали доски для каждого отдела: для отдела маркетинга, обработки и выполнения заказов, работы с поставщиками. По началу и с заказами работали там, и с клиентской базой — для этого есть специальные расширения. Были и отдельные доски для идей и организационных вопросов.
Покажу как мы работали на примере отдела маркетинга, которым я руководил. Все скриншоты в заметке созданы с нуля, потому что у меня нет доступа к команде. А если бы и был, всё равно не показал бы.
Где-то в первые полгода доска выглядела так:

Задачи — это всё, что нужно сделать; что поступает. В процессе — то, что делается прямо сейчас. Готово — то, что сделано. Отложено — то, что стало временно (или нет) неактуально. Где-то один раз в два месяца мы «обнуляли» доску, архивируя сделанные задачи.
К каждой задаче прикреплялся исполнитель, дедлайн, описание задачи и
В Трелло — наглядно: если дедлайн просрочится, дата станет красной; если всё в срок — зелёной. Если сделал раньше дедлайна — можно написать об этом в комментариях и идти отдыхать.
Кроме этого, можно отслеживать прогресс задачи с помощью

По мере роста команды и количества задач, доска начала видоизменяться. Чтобы задачи кучей не копились в одном блоке, для удобства и наглядности мы их разделили:

Когда у каждой задачи есть дедлайн, все они отображаются в календаре:

Пока писал эту заметку — заметил нововведение: теперь можно не только дедлайн назначить, но и дату начала:

Резюмируя
Вот что нам помогло для прозрачной и эффективной работы:
- Для одной конкретной задачи — создавать одну конкретную карточку.
- Подробно описывать каждую задачу.
- Разбивать задачи на маленькие шаги с помощью чек-листов.
- Назначать исполнителей. Обязательно с аватаркой.
- Ставить дедлайн к задачам.
- Есть есть вопросы — писать в комментариях.
Лайфхак: если в комментариях карточки отправить ссылку на видео с ютюба, его можно прям там и посмотреть. Удобно.
А вы метки использовали? Если да, то как?
Да, в начале, пока я не додумался, что можно вместо меток с именами добавлять исполнителей напрямую. Затем использовали для обозначения приоритетов. Затем подумал, что они, в общем-то, не нужны, — и отказались от них.